DIFINITIVE SOLUTION-05
ドキュメントスキャニングソリューション

オプションサービス

電子化の「その後」の課題、
残された紙文書の安全・安心を守る
各種オプションサービス

主なサービス内容

電子化が完了したあとの紙文書。廃棄、保存、定期的廃棄など、必要性に応じてさまざまな処理が求められます。ジーベックでは皆様との協議の上、電子化完了文書の適切管理を承っています。

こんな価値をご提供
  • 不要になった紙文書の溶解・破砕処理
  • 倉庫でのお預かり代行
  • お預かりした文書の定期的廃棄処理
など

サービスの特徴

機密扱いで破砕・
溶解処理

ビジネス文書は機密情報の塊です。ジーベックでは第三者への漏洩を防ぐため、専門業者と連携し復元・閲読できないレベルまで抹消処理するサービスを提供しています。

保存も承ります

「電子化して共有性を高め、原本は保存」というケースに対応。ジーベックが提携する倉庫業者と連携し機密文書を安全に保管します。

保管→定期的に廃棄も
可能

経理書類のように、一定期間保持したら廃棄できる書類も多数存在します。ジーベックでは保持期間経過後に自動的に廃棄する処置も承っています。

機密文書の破砕・
溶解処理サービス

個人情報やビジネスの情報が詰まった文書は第三者に漏えいさせてはならない機密の塊です。電子化したからといって、元の紙文書を通常通り廃棄するのはあまりにも危険です。そこでジーベックでは皆様からお預かりし、電子化が完了した文書を「機密文書」として復元・閲読できないレベルまで抹消処理するサービスをご提供しています。

よくご利用いただく電子化対象文書

図面関連文書
  • 建築図面(設計図)
  • 平面図
  • 立面図
  • 設備図面
  • 廃図
  • 館内避難経路図
など
製造関連書類
  • 仕様書
  • 作業指図書
  • 作業手順書
  • 製造記録
  • 鋼材検査記録書(ミルシート)
  • 廃図
  • その他あらゆる製造関連文書
業務契約書類
  • 賃貸契約書類
  • 業務委託契約書類
  • 秘密保持契約書類
  • 雇用契約書類
など

「機密抹消処理証明書」を発行

機密文書廃棄処理サービスをご利用いただいたお客様には「機密抹消処理証明書」を発行いたします。「機密抹消処理証明書」には処理の実施日時、担当業者名などの情報を記載。適正な処理が行われ、機密情報抹消が確実に実施されたことを証明いたします。御社のビジネス文書を適正に電子データ化するだけでなく、「文書運用サイクル(ドキュメント・ライフサイクル)」の最後の瞬間まで理想的な形で管理していく。それが私たちジーベックの考え方です。

電子化後文書のお預かり

社屋内の省スペース化やクラウドを通してのデータ共有を目指した電子化の場合、社屋から持ち出した紙文書の処遇も課題となります。再び社屋にお戻しするケースもありますが、ジーベックでは高セキュリティ環境を提供できる倉庫業者との連携した保管サービスをご提案しています。

こうした倉庫の場合、有人監視による警備体制も充実。また、お預かりした紙文書のなかで、経理書類のように一定期間で保存期限が切れる文書に対しては、定期的廃棄処理作業を承ることも可能。機密文書処理のモラルに沿った破砕・溶解処理をご提供いたします。
もちろん、処理した文書に対する「機密抹消処理証明書」などの発行も可能。安心してお任せいただける体制を整えています。

導入事例

ジーベックの「紙文書電子化サービス」などと一緒に「オプションサービス」を実際に導入した皆様の声をご紹介いたします。

株式会社S 様

業態:保険・金融業

私どものような業種は、御存知の通り多くの伝票・帳票が発生します。こうした帳票は金融庁などからの保存義務が発生しており、おいそれと廃棄することはできません。こうした縛りのある業種は他にもたくさんあるのではないでしょうか。
かつては帳票をまとめてマイクロフィルムなどに収めていましたが、現在ではもっぱら電子化し管理しています。
こうした業務をおまかせしているのがジーベック様なのですが、保存義務のある紙の書類の管理もまるごとお任せできるのが非常に助かっています。社屋にはスペース的限界があり、どうしてもすべての書類を置くことができません。こうした課題を倉庫管理などの業務で委託し解決できたのは幸いだったと考えています。
現在ではデータをboxで管理するなど、ソリューションにさらなる進化が見られます。弊社も現在の時流に即した管理体制を整えていけるよう、今後もジーベック様と連携を密にしたいと考えております。

E総合病院 様

業態:医療法人

古い医療記録(カルテ)の電子化を依頼しました。医療記録は医師法で5年間の保存義務が定められていますが、実際には患者様のために古いカルテも可能な限り保存しています。
しかし、昭和の時代からのカルテなどはそろそろ廃棄すべきものになっており、どうしたものかと思いあぐねておりました。
そんなときに、電子化のご提案をいただき、デジタルデータで保存することにしました。
数万にも登る医療情報を氏名、カルテ番号、患者IDで検索できるようになり、探す手間がかからず非常に便利です。
また、電子化後の古い紙カルテはすべて溶解処理をお願いしました。
患者様の現状に関わらず、個人情報はすべて保護すべきものとの方針から安全を期してすべて機密処理をお願いしました。
処理後の証明書発行も非常に信頼性が高いため、私どもの病院では安心してお任せすることができました。
電子化は時代が求める保存改革法であると考えます。時代の節目だからこそ、従来のメディア(書類)もしっかり処理してくれるジーベックはパートナーとして信頼性の高い企業だと確信しています。