DIFINITIVE SOLUTION-05
ドキュメントスキャニングソリューション

紙文書電子化サービス

保管場所に困る膨大な契約書、人事書類、
総務書類、大判図面などを電子データ化。
検索のための施策、データ共有体制までご提案。

主なサービス内容

ビジネスを展開するなかで、必ず発生する書類。保存義務があるものも多く、どうしても膨大な文書が社内に蓄積されていきがちです。こうした蓄積書類を電子化し、「いつでもどこでも」検索し、共有できるようにするサービスが「紙文書電子化サービス」です。

こんな価値をご提供
  • 社内を占領する膨大な紙文書を電子データ化
  • 「書類用の部屋」のためのコストを削減
  • 定期的な電子データ化にも対応
  • 建築図面などの大判図面もスキャニング可能
  • スキャニング後の運用に不可欠な検索属性(タグ)付与なども実施
  • 書類を探すための人件費と労力を削減
  • デバイスと場所を問わないデータ共有を実現
など

サービスの特徴

電子化サービスの
専門企業

ジーベックは様々なドキュメントと長年向き合ってきた企業。欧米の法定に対する証拠物件電子化作業まで請け負う「電子化のプロ企業」です。

スキャニング計画の
立案こそ価値

さまざまな仕様の文書を、どのような手順でどのように電子化するか。適切な計画立案ができる業者は少ないものです。ジーベックは電子化のプロとして最善の計画をご提案いたします。

事前文書調査も体制化

ジーベックでは電子化対象となる紙文書の数量やサイズ分類、保管状態確認などもすべて体制化。仕様の異なる書類やホチキス止めされた文書も安心してお任せいただけます。

「活用」のための施策も

電子化したデータは、そのままでは「活用」できない状態です。ジーベックでは皆様が検索しやすい要件をまとめ、検索対応計画を立案。今までの業務フローに合わせた電子データを作成することが可能です。

最適な「体制」をご提供

ジーベックは電子化のための最適な体制をご提供しています。電子化は洗練されたフローと分担、技能が求められる業務。適正な教育を受けたスタッフを最適な構成でチーム化します。

社外持ち出し厳禁文書も

電子化対象となる文書が社外への持ち出しが禁止されているものもしばしば。ジーベックではこうしたケースへの対応策として、専門のスキャニングチームを皆様のもとに派遣し、現場でスキャニング作業を行う「オンサイト(現場)作業」をご提供しています。

大判スキャニングにも
対応

専門企業だから幅広い仕様の紙文書に対応可能。建築図面など大判の図面にも対応できる機材と技術を保有しています。

安全性が高い
文書管理体制

お預かりする文書のほとんどは個人情報を含む秘匿性の高いもの。そこでジーベックはPマークやISMS認証を取得し、高いセキュリティ体制において作業の安全管理に努めています。

クラウド領域での安全確保

電子化したデータをどのように納品するか。昨今ではクラウドへのアップロードが主流です。ジーベックでは業界最高水準のセキュリティを維持している「box」を運用し、安全性の高いクラウド環境を実現しています。

対応可能な文書の種類

ジーベックはアメリカ訴訟制度のひとつ「eディスカバリ」に求められる証拠文書の電子化を行う技術と専門性をもった企業。日本のビジネスシーンで用いられる多くの紙文書の電子化に取り組んできました。契約書、医療カルテ、製造関連書類、総務書類、人事書類などなど。もちろん建築図面や青図といった大判ドキュメントにも対応。ビジネスを通して生み出され、蓄積される幅広い書類に対応しています。

主な対応書類

文書カテゴリ 品目
図面
  • 建築図面
  • 平面図
  • 立面図
  • 設備図面
  • 部品図
  • 組立図
  • 製品構成図
  • 廃図
  • など
契約書
  • 業務委託契約書
  • 商品取引契約書
  • 機密保持契約書
  • 賃貸契約書
  • リース契約書
  • 保守契約書
  • その他あらゆる契約書
製造業関連書類
  • 仕様書
  • 作業指図書
  • 作業手順書
  • 製造記録
  • 鋼材検査記録書(ミルシート)
  • 廃図
  • その他あらゆる製造業関連文書
人事関連書類
  • 履歴書
  • 入社承諾書
  • 誓約書
  • 雇用通知書
  • 雇用契約書
  • 人事考課決定調書
  • 異動・昇進内申書
  • 退職届
  • その他あらゆる人事関連書類
通関書類
  • 商業送り状(インボイス)
  • 梱包明細書(パッキングリスト)
  • 船荷証明書(B/L)
  • 航空貨物運送状(AWB)
  • 保険証書(Insurance Policy)
学籍書類
  • 学籍簿
  • 学位記録表
  • 卒業証明書
  • 賞罰記録
  • 在学期間保証記録

このほか、あらゆるビジネス関連文書を
最適な仕様・方法で電子化いたします。

単なるスキャニングではない
ジーベックの「電子化」

これまでジーベックは多くの企業・法人に対し「電子化」をご提供して参りました。その経験上、ほとんどのお客様が「電子化=スキャニング」であり、ご利用中の複写機などを利用して「自分たちでできる」と認識されておりました。しかし、私たちは専門業者として「電子化=スキャニングではない」と強くお伝えしています。

たとえば、一般的スキャニングは書類を電子データ化する作業ですが、検索するための情報を付与する作業は含まれておりません。このため、一般的スキャニングサービスを利用した場合、検索のためのファイル名変更や検索タグの付与はお客様ご自身で行わなければなりません。

一方。ジーベックがご提供する「紙文書電子化サービス」は、こうした配慮をすべてワンストップでご提供することができるサービスです。

一般的スキャニングサービスと
ジーベックの「電子化」の違い

  一般的スキャニングサービス ジーベックの電子化サービス
保存形式 jpg、TIFF、pdfなど指定可能 jpg、TIFF、pdfなど指定可能
ファイル名指定 システム依存
(命名規則指定等はできない)
  • お客様のご希望に沿った命名規則提案可能
  • ファイル名指定可能
検索のための配慮 なし ユーザが検索する要素を洗い出し、適切な方法で情報を付与することが可能。
検索情報のご提案もお任せください。
電子環境的安全性 なし 作業環境・納品環境としてアメリカ政府、イギリス政府が安全性を認めるクラウド型コンテンツ・マネジメント・プラットフォーム「box」を利用
スタッフ教育 なし 機密文書の取り扱いについて十分な知識とスキルを持つ「スキャニング専門チーム」が対応
文書の収集・輸送 なし 皆様の企業内に長年蓄積された膨大な文書・図面。膨大文書の収集・梱包・輸送にも対応。文書の喪失・流出・漏えい対策を備えた方法論で実施。
大判図面対応 なし 対応可能。
建築図面、設計図、地図、その他大判サイズに対応。
サイズ他詳しくはこちら

ジーベックの機密保持体制

ジーベックではお預かりするビジネス文書や図面に対する安全・保全管理の高度化に取り組んでいます。皆様からお預かりする文書は、機密情報も含まれる重要なもの。皆様に安心してサービスをご利用いただけるよう、ジーベックは日々安心・安全品質の向上に務めています。ここでは、現在すでに運用されている機密保持・警備体制の一部をご紹介致します。

IDカードリーダによる入退出管理

ジーベックではすべてのオフィスやスキャニングセンターにIDカードを活用した警備体制を構築。全スタッフはもちろん、すべての訪問者に対し入退出管理を実施しています。適正なIDカードの発行を受けていない人員は、ジーベックの業務エリアに立ち入ることができない仕組みを構築しています。

監視カメラによる警備記録

IDカードによる入退出管理と同様、すべてのオフィスやスキャニングセンターで監視カメラを導入。24時間・365日体制での警備を行っています。撮影した動画は警備記録として保存。皆様からお預かりした文書をフルタイムで見守っています。

ダブルキーシステム

文書保管庫を空ける鍵を、システム管理している。

ジーベックでは文書保管庫の鍵を電子錠付きの鍵ボックスに保管しています。このボックスは管理者のみ解錠を行うことが可能です。これも皆様からお預かりしたスキャニング対象文書に接触する人員を制限し、安全性を向上させるための施策なのです。

アクセス権限設定型文書保管庫

皆様からお預かりしたスキャニング対象文書を安全に保管するため、特殊な文書保管庫を導入しています。この保管庫は解錠できる人員を設定・識別する機能を保有。スキャニング作業中でも皆様の文書に接触する人員を制限することで、さらなる安全を実現します。

電子化の質を決める
「検索属性付与」

たとえばコピー機を使って文書をスキャンし、jpgやtiff、pdfのファイルとして保存します。

これが「電子化」だと理解されている方がほとんどです。

この認識こそが、皆様の業者選定の失敗を生む最大のポイントなのです。

実はこうした「一般的スキャニング」で作られたファイルは、ファイル名を始めとする「検索属性」がまったく含まれていないのです。つまり、一般的スキャニングで作られた画像ファイルでは、必要な書類を探し出す「内容検索」ができないのです。

イメージは、そう。デジカメで撮影した画像が、ファイル名だけでは中身を判断できないのと同じです。企業に蓄積された紙文書は、時には1室分にも及びます。それほどまでに膨大なファイルを、一つずつ目視で確認し、必要な書類を探さなければならない。それが「一般的スキャニング」の結果なのです。

ジーベックの「電子化サービス」は、検索を始めとする「各デバイスでの運用」を前提にさまざまな配慮をもって構築されています。もちろん、ジーベックの「電子化サービス」で生成される電子ファイルはPCをはじめとする各種デバイスからの検索に対応しています。

オンサイトへの対応

事業のなかで、必ず発生する「持ち出し禁止書類」。機密情報が記載された情報は社外に持ちだすことはできません。通常、自社のスキャンセンターに持ち帰って作業する電子化サービス。社外に持ち出すことができない文書を扱う場合、どうしたら良いのでしょうか。

その答えこそ「オンサイトソリューション」サービスです。

ジーベックでは皆様の機密情報をスムーズに電子化するため、機材と人員のすべてをまるごと派遣。皆様の会社建物内で電子化作業を行うことが可能です。

外部持ち出し禁止の文書。使用頻度が高い文書。社内に保有し続けなければならない文書など。どうしても外部持ち出しが難しい場合は、ぜひオンサイトソリューションサービスをご利用ください。

ジーベックの
ソリューションサービスと連携

「紙文書電子化サービス」と一緒に、ジーベックがご提供するソリューションを活用することで、皆様の業務をさらに効率化することが可能です。

「紙文書電子化サービス」×
「オンサイトソリューション」

「オンサイト」は社外持ち出しができない文書の電子化に対応するため、機材や人材、その他必要なものをまるごと派遣するサービスをご提供しています。

「紙文書電子化サービス」×
「大判図面電子化サービス」

建築図面や青図など。通常の機材では対応できない大きな図面・文書にも対応いたします。

導入事例

ジーベックの「紙文書電子化サービス」を実際に導入した皆様の声をご紹介いたします。

株式会社I土地開発様 様

業態:不動産・土地開発

不動産会社は賃貸・戸建てをはじめ不動産資産の運用を行っています。不動産を運用するビジネスでは各種契約書がどんどん増えていきます。年間で取り交わす契約書は数千。万に及ぶこともあります。しかも、処分することはできません。当社では動きのある契約書は社内に置くことにしていますが、それ以外の契約書などは倉庫を借りて保管していました。毎月大きな金額が契約書のために投じられていた形です。
こうした費用負担を軽減するため、定期的に電子化をお願いすることにしました。
倉庫内の契約書と新規の契約書。双方を一気に電子化すると金銭負担が非常に大きくなってしまうので、倉庫内の契約書は複数年計画で電子化することや、特定の情報で検索することなど「電子化計画」を提案してもらい、進めることにしました。現在では倉庫も全廃し、すべてクラウド上で情報共有しています。非常に便利で良いですね。

学校法人I様

業態:専門学校

当校は専門学校という特性上、毎年一定量の学籍書類が確実に増えていきます。学籍書類は卒業生がどこかの企業に就職する際にも取り寄せが発生するなど、いつ必要になるかわからない書類です。このため半永久的保存と、目当ての書類がどこにあるか分かりやすく保存しなければなりません。
結果、可動型の大型書架を設置した学籍書類保管室を設け、照会があるたびに人力で必死に探すという状況でした。この書類探しも大きな負担で、卒業年度がわかっている場合は良いのですが、何も手がかりがない場合、名前だけで探し出さなければならないなど、苦労とストレスが非常に大きい業務でした。
そこで数年前からジーベックに依頼し、全学籍簿を電子化。box上に格納し、書類探しを「検索」に置き換える作業を行いました。
結果として、書類探しはPC上で完結できる上、瞬間的に完了させることができるので非常に楽になりました。
オプションで一緒に導入したBoxのセキュリティ体制も、アクセスログを厳密に残すことができるので管理に最適だと考えています。