ドキュメントスキャニングソリューション
大判図面スキャニングサービス
建築図面、青図、地図など。
通常のスキャナでは対応できない
大判図面もジーベックが電子化します。
主なサービス内容
建築図面、青図、地図など通常のスキャナには入らない紙図面もジーベックが切れ目なく電子化いたします。
- 図面・地図などの大判紙図面を電子化
- 大型スキャナで切れ目のない画像を作成
- 社屋の省スペース化によるスペースコストの削減やBCP対策を実現
- 検索・確認の手間を大幅削減
サービスの特徴
専用器械で大判図面も
まるごと対応
通常のスキャナでは対応できない大判図面も、専用の大型スキャナで切れ目なく画像化可能。文書を折ったり切ったりする必要はありません。
事務所の省スペース化を
実現
業務上発生する大判図面は保存義務があるものがほとんど。結果、社屋の一角を紙が占領といった事態も。こうした紙文書を整理し、社屋の省スペース化を実現します。
倉庫のための家賃も
コストカット
大判図面はかさばるため社屋に置けず、別に倉庫を借りているという企業も少なくありません。大判図面を電子化すれば倉庫家賃をまるごと削減することが可能です。
取り回しの手間も一気に削減
大判図面は取り回しの悪さも難点。中身の確認だけでも大変です。電子化することで、中身の確認や閲覧、携帯が非常に簡単になります。
大判図面にも
「いつでもどこでも」を
持ち出すだけでも大変な大判図面。電子化すれば社外からの閲覧・共有だって簡単に実現。支店間共有だってらくらくです。
デバイスを問わない共有
電子化し、boxなどのプラットフォームに乗せてしまえばデバイスを問わない共有が可能。PCでもスマートフォンやタブレットでも。いつでもどこでも簡単に運用できます。
「検索」のための施策も
電子化したデータは、そのままでは「検索」できない状態です。ジーベックでは皆様が検索しやすい要件をまとめ、検索対応計画を立案。適用したデータを納品することが可能です。
大判図面にも対応できる大型スキャナ
建設業や製造業の皆様にとって、図面の大きさは保存・運用を難しくさせる課題のひとつ。一般的なオフィスで使用されているコピー機や複合機では、1枚の図面を何度かに分けて読み込むしかありません。これでは分割した部分にズレや欠損が発生する可能性があり、ジーベックが目指す高品質の電子データ化をご提供することはできません。
そこでジーベックではほとんどの建築図面などを1回で全面スキャンできるよう大型のスキャナを複数台導入。瑕疵のない電子データ化品質をご提供致します。
大判図面スキャン作業の場所について
「大判図面スキャニングサービス」は大型スキャナを使用して作業します。このため、本サービスはオンサイト（出張）での作業ではなく、図面をジーベックのスキャニングセンターでお預かりしての作業となります。予めご了承ください。
対応可能サイズ
ジーベックでは大判スキャンに対応できるよう、さまざまな仕様のスキャナをご用意しています。たとえば長辺が数メートルに及ぶ大きな素材でも対応可能。「たぶん無理だろう」という先入観はぐっと抑え、ぜひ一度ご相談ください。
対応可能最大サイズ
- B0判（B全判）／1030mm×1456mm
- A0判（A全判）／841mm×1189mm
- 幅841mm（A0何短辺サイズ）×長さ3m程度
主な対応書類
ジーベックの「大判図面スキャニングサービス」は、建築業や製造業で作成される大判図面をまるごと電子化するサービスです。建築図面、平面図、立面図などの建設業関連図面はもちろん、製造業で発生する組立図や製品構成図、また紙としての保存義務はなくなるものの、蓄積しておくべき廃図もしっかりと電子化。場所をとらない保存形態を実現します。
もちろん、「紙文書電子化サービス」と同様、検索のための属性付与もお任せいただけます。
近年では大型商業施設や病院の避難図を電子化してご提供するケースも増えています。「保存」という概念にとらわれない電子化データ運用についてもぜひご相談ください。
主な対応書類
| 文書カテゴリ | 品目 |
|---|---|
| 図面 |
|
| 近年増えてきたご相談 |
|
膨大な数の大判図面電子化もお任せください
スキャンする対象文書が多くなろうとも、大きな問題にはなりません。
ジーベックには大量の大判図面でも迅速かつ正確にスキャニングする技術とノウハウがあります。たとえば記録用に保管されている古い新聞や資料図面など、膨大な量となる案件でも安心してお任せください。ジーベックが適切なスキャニング計画を立案し、確実な電子データ化をお約束致します。
ジーベックの機密保持体制
ジーベックではお預かりするビジネス文書や図面に対する安全・保全管理の高度化に取り組んでいます。皆様からお預かりする文書は、機密情報も含まれる重要なもの。皆様に安心してサービスをご利用いただけるよう、ジーベックは日々安心・安全品質の向上に務めています。ここでは、現在すでに運用されている機密保持・警備体制の一部をご紹介致します。
ジーベックではすべてのオフィスやスキャニングセンターにIDカードを活用した警備体制を構築。全スタッフはもちろん、すべての訪問者に対し入退出管理を実施しています。適正なIDカードの発行を受けていない人員は、ジーベックの業務エリアに立ち入ることができない仕組みを構築しています。
IDカードによる入退出管理と同様、すべてのオフィスやスキャニングセンターで監視カメラを導入。24時間・365日体制での警備を行っています。撮影した動画は警備記録押して保存。皆様からお預かりした文書をフルタイムで見守っています。
保管庫を空ける鍵を、システム管理している。
ジーベックでは文書保管庫の鍵を電子錠付きの鍵ボックスに保管しています。このボックスを開け、文書保管庫の鍵を運用するためには、電子錠の解錠パスワードを保有しなければなりません。これも皆様からお預かりしたスキャニング対象文書に接触する人員を制限し、安全性を向上させるための施策なのです。
皆様からお預かりしたスキャニング対象文書を安全に保管するため、特殊な文書保管庫を導入しています。この保管庫は解錠できる人員を設定・識別する機能を保有。スキャニング作業中でも皆様の文書に接触する人員を制限することで、さらなる安全を実現します。
電子化の質を決める「検索属性付与」
たとえばコピー機を使って文書をスキャンし、jpgやtiff、pdfのファイルとして保存します。
これが「電子化」だと理解されている方がほとんどです。
この認識こそが、皆様の業者選定の失敗を生む最大のポイントなのです。
実はこうした「一般的スキャニング」で作られたファイルは、ファイル名を始めとする「検索属性」がまったく含まれていないのです。つまり、一般的スキャニングで作られた画像ファイルでは、必要な書類を探し出す「内容検索」ができないのです。
イメージは、そう。デジカメで撮影した画像が、ファイル名だけでは中身を判断できないのと同じです。企業に蓄積された紙文書は、時には１室分にも及びます。それほどまでに膨大なファイルを、一つずつ目視で確認し、必要な書類を探さなければならない。それが「一般的スキャニング」の結果なのです。
ジーベックの「電子化サービス」は、検索を始めとする「各デバイスでの運用」を前提にさまざまな配慮をもって構築されています。もちろん、ジーベックの「電子化サービス」で生成される電子ファイルはPCをはじめとする各種デバイスからの検索に対応しています。
ジーベックの
ソリューションサービスと連携
「紙文書電子化サービス」と一緒に、ジーベックがご提供するソリューションを活用することで、皆様の業務をさらに効率化することが可能です。
「大判図面スキャニングサービス」×
「紙文書電子化サービス」
大判図面とともに保存されている膨大な紙文書を電子化。保存場所のコスト削減や、紙文書を探す手間の削減に貢献します。
「大判図面スキャニングサービス」×
「boxサービス」
電子化したデータを運用するためのコンテンツ・マネジメント・プラットフォーム「box」をご提供。安心・安全な運用環境までご提供致します。
導入事例
ジーベックの「大判図面スキャニングサービス」を実際に導入した皆様の声をご紹介いたします。
株式会社D 様
弊社は大型商業施設やショッピングモールのプロデュースを行っています。大型施設の提供は保存義務のある図面が多い仕事であり、これまでは膨大な図面のためにお金を払って保存場所を確保する形をとってきました。しかし、新規施設開発の際の前例提示の席などに図面をそのまま持ち込むわけにも行きません。営業や企画のスタッフからは、いま流行りのクラウドなどで社外に持ち出し、共有ができるとよいという声も上がっていました。
そこで思い切って電子化に関する稟議を上げ、全社を上げて取り組むことにしました。
結果として、これまで保存していた膨大な図面はもちろん、竣工時の資料写真なども一緒に電子化してもらうため、「紙文書電子化サービス」も併用。発生する書類を案件ごとに整理し電子化してもらうことになりました。
結果、我々のスペースコストはもちろん、設計・企画・提案といった各フローごとの業務効率も大幅に改善することができました。
株式会社G様
造成などを行う仕事をしています。造成は広範囲に渡る作業になりますので、図面も比較的大きくなります。
地図、各種造成計画図、航空写真図面など、案件ごとにすべて連携した図面が多数発生します。
こうした図面を喪失させることなく管理していくことは、意外なほど手間がかかるものです。特に古い案件になると、どの書類が紐付いているのかなどの記録が曖昧になっていくものです。こうした状況は弊社だけではく、業界全体の課題であるといっても過言ではないと考えます。
弊社も例にもれずこうした課題を抱えていましたが、ジーベックの熱心な提案を受け「試しに」と一度導入してみることにしました。
正直、古い人間が多い会社ということもあり、経営陣からは「ここまでコストを掛けてやるべきなのか」と悲観的な声も挙がりました。紙で育った世代ですから、当然の反応だと私たちも予想していました。
こうした障壁があったにもかかわらず、ジーベックは粘り強く提案を続けてくれました。おかげで、現在の利便性が高い環境を手に入れることができました。
そして、実際に導入し獲得した利便性とは別に、ジーベックに依頼して非常に良かったと感じている点があります。
それは、古い文書の取捨選択ができたという点です。
ジーベックとともに1案件あたりの必須収集文書を決め、文書の収集・確認もすべて任せました。その結果、欠落した素材や不要文書が多数発見されたのです。もちろん不要な文書は即時廃棄しました。この取捨選択ができたことも、「大判図面スキャニングサービス」から得られた大きなメリットの一つだったと感じています。